１．どちらも債務です

買掛金も未払金も債務ですから当たり前のことですが、前提を確認すると、物を購入したり、役務の提供を受けたりしたにもかかわらず、未だ金銭を支払っていない金額ということです。

どちらにせよ近い将来金銭を支払うものです。

ではどこが違うかというと、買掛金は本来の営業活動で売上と直結して変動する経費、例えば商品の仕入れや材料費・外注費等の債務に用いられ、未払金はそれ以外の一般管理費等に用いられます。

２．買掛金と買掛台帳

買掛金は本来の営業活動の基幹をなすものですし、支払日も各仕入先・外注先で違いますから、やはり仕入先・外注先ごとに管理する買掛台帳が必要となります。

しかし売掛金と売掛台帳と違い、買掛金と買掛台帳との残高の違いで四苦八苦した話はまず聞きません。

それは買掛金台帳は請求書と納品が間違いないかを確認するために作成されており、間違いない段階で請求書をもとに買掛金が計上されるからです。そして計上された買掛金は必ず支払われます。

これに対し、売掛金は得意先でのチェックがありますので請求金額が確実に入金されるとは限りません。得意先が多いと必ずといっていいほど誤差が出てきます。

消耗品などの購入を月締めで行って未払金を計上している場合も同様です。

未払金の場合は台帳までは付けずに納品書とチェックして、請求書をベースに未払金を計上している場合が多いかと思いますが、計上した未払金は必ず支払います。

３．もう一つ未払費用があります

未払金でもいいのですが「未払費用」という勘定科目があります。

一定の契約等により継続的に役務の提供を受けている場合に、期間の経過とともに費用が発生していると考えて計上される債務です。月次決算で厳密にやっている会社はともかく、通常は決算の時しかお目にかかりません。

未払金との大きな違いは請求書があるかないか、すなわち確定した債務か否かです。