事務処理の煩雑さとの比較での旅費規程の見直し

2024.01.28レシートには必須会計入力項目（食品軽減税率、レジ袋その他標準税率、日付、適格請求書発行事業者登録番号）の情報がぎっしり詰まっていますの話

１．スキャナー読み取りで電子化の障壁は費用

いよいよ始ったインボイス制度と2024年1月1日以降の電子帳簿保存法への対応に向け、テレビやネット広告での会計システムのＣＭの露出数もますます増えています。

確かに、こうしたシステムを導入できれば、手間もかからず便利になるはずですが、いかんせん導入と運用にコストが掛かります。

小規模事業所の場合は、やはり、がんばって、手入力で増える作業に耐えなければなりません。適格請求書発行事業者登録番号の確認や照合などでますます手間が増えることを考えると、若干憂鬱です。

２．旅費規程での実費精算vs旅費日当

旅費規程を作って旅費日当等の定額項目で出張経費の精算をすれば、“細かな経費ごとの精算が不要となり、また節税でお得になることもある”として旅費日当規程の導入がもてはやされたこともありました。

たとえば、日当3千円、宿泊費定額1万円という規程があった場合に、毎食事代等を1千円未満に抑え、ホテルも規程額未満のところに宿泊できれば、差額は所得税が非課税で個人の手元に残るといった塩梅です。

ただ、会社側から見ると実費精算よりもお金の出金額が多くなることもままあるため、オーナー会社で社長の出張旅費精算が多い会社以外は、実費精算に回帰してきていたようです。

３．事務の手間とコストを比較し規程を見直す

旅費日当は、雑費補てんの意味合いで、交通費や宿泊費以外の食事や飲み物・消耗品の購入に充てる費用として支給されます。

旅費日当での経費精算では、会計では消費税は標準税率込み1本で処理されますが、実費精算となると、いちいちきちんと必要項目を計上しなければなりません。

軽減税率導入とレジ袋有料化でコンビニレシートの確認＆経費入力作業はそれ以前に比べ3倍くらい時間が掛かっています。

これからさらに同じチェーン店でもフランチャイズ店で個別事業者であろうコンビニの適格請求書発行事業者登録番号の確認や照合の作業を考えると頭が痛くなります。

こうした事務作業の時間も大きな人件費コストとなります。これを機に、旅費日当の採用でどれくらい事務コストが削減できるか検討してみてはいかがでしょうか。