１．何を「証明」するのか？

近時すっかりポピュラーになった感のある内容証明郵便ですが、そもそも何を証明するのでしょうか。

これは、「文書が存在するということ」と「その文書にどういう内容が記載されたか」を郵便事業㈱が公的な第三者として証明するものです。

その性質から、支払等一定の行為を請求する場合やクーリングオフ、相殺通知のように一方的な意思表示により完結する場合に、必須の手段となっております。

２．実際の効用は何か？

それは、紛争解決を促す契機となることです。

内容証明郵便そのものは裁判書類ではなく、その点で他の手紙と変わりません。

しかし、放置すると次なる手段として裁判等法的手段に出る可能性は高いことから、何らかのリアクションをせざるをせず、それが程度の差こそあれ、相手方をして紛争に向き合わせることになります。

３．利用上の主な注意点

①避けた方がよい場合もある
取引先や信頼関係のあった相手方に対し、初めての書面が内容証明郵便では、相手方に威圧的な印象を与えて、徒らに態度を硬化させ、却って紛争をこじらせます。

②雛形は万能ではない
賃料や給料の請求等単純なものならともかく、例えば損害賠償のように具体的な事実関係を記しながら請求する場合には、雛形からカスタマイズするのは困難です。

③ 単なる脅し、ハッタリなら止めるべき
既に厳しい対立関係にある場合、昔ならばいざ知らず、内容証明郵便だけで「参った」となることは少ないでしょう。裁判に至った場合、そのまま証拠となりますので、拙劣な主張を展開していたことに気づき、後で撤回、修正するようでは、結論は自ずと見えてしまいます。

④ いろいろ決まり事がある
紙面の都合上省略しますが、一枚当たりの字数の制限、差出人・宛名の表示、印鑑の押し方、部数、宛名入り封筒の作成、受付郵便局の限定（集配局等大きな郵便局に限られる）等、いろいろな決まり事がありますので、事前に確認しておくべきです。

４．電子内容証明郵便

なお、最近インターネットによる内容証明もできるようになりました！

＊事前の登録等の準備が必要です。