従業員の旅費交通費精算と適格請求書(=インボイス)の保存

2024.06.02番号のない従業員に自社インボイス番号を登録するなどの工夫でエラーメッセージの表示回数を削減できますの話

１．旅費交通費にかかる3つのインボイス特例

適格請求書等保存方式の下では、請求書等の受領が困難な理由がある場合を除き、インボイスの保存が仕入税額控除の要件となっています。

困難なものの中で、普段の経理実務で発生する旅費交通費に関するものに、下記の3つの特例があります。
（１）公共交通機関特例
3万円未満の公共交通機関（船舶、バスまたは鉄道）での旅客運送では、仕入側の会社は、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。適用には、帳簿に「公共交通機関特例」等との記載が必要です。
（２）入場券等回収特例
3万円以上の公共交通機関利用で簡易請求書の記載事項が記載された乗車券が回収される場合は、通常の記載事項に加え、帳簿に「入場券等回収特例」等と記載のほか、公共交通機関の住所等の記載も必要です。
（３）出張旅費特例
会社が従業員に出張旅費等を支給する場合には、「その旅行に通常必要であると認められる部分」の金額は、帳簿のみの保存で仕入税額控除OKです。適用するには、通常の記載事項に加え、帳簿に「出張旅費等特例」などと記載することが必要となります。

２．旅費規程に基づく立替経費精算書での精算

複雑にすると混乱しますので、これまで社内で使ってきた経費精算システムを踏襲し、新たに必要となった事項のみ追加する方が良いでしょう。

仕入れの相手先名の横にインボイス番号を記載する欄を設け、近郊の公共交通機関利用の場合はそこに「公共交通機関特例」と記載するなどです。

課税仕入れの相手方を従業員とし、従業員が個人で取得した適格請求書まで辿れるようにしておけば、旅費交通費精算のインボイス保存の問題に対処できます。

各社で処理フローを想定し、従業員に周知して、早いうちに慣れてもらいましょう。

３．会計システムのエラーメッセージへの対応

会計ソフトのインボイス制度への対応で、「課税仕入れとしていますが登録事業者ではありません」や「取引金額が1万円未満のため全額仕入控除できます（少額特例対象会社）」などのエラーメッセージでその都度作業が止まってしまうことがあります。それでなくともインボイス番号の確認作業で経理担当の作業量は大幅に増えています。

各社で環境は違いますが、自社のエラーメッセージ対応策を見つけ、無駄な時間をできるだけ回避するようにしましょう。